Одним из реквизитов придающих документу юридическую силу. Придание юридической силы документам на электронных носителях

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Для подписания внешних документов договоров, накладных, актов приемки работ и пр. волеизъявления представителей только одного юридического лица недостаточно. Необходимо решение должностных лиц как минимум двух организаций, неподотчетных друг другу.

Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.

Чтобы документ имел юридическую силу, необходимо следующее:

• · положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;
• · документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;
• · реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам;
• · Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным.

Полномочия сотрудников предприятия по изданию организационно-распорядительных документов.

Прежде чем исполнять предписания того или иного документа, необходимо обращать внимание на компетенцию лица, подписавшего этот документ. Если при его составлении и подписании должностное лицо вышло за рамки своей компетенции, документ не имеет юридической силы и является недействительным.

К компетенции руководителя предприятия относятся все вопросы руководства текущей деятельностью, за исключением вопросов, которые вправе решать только общее собрание участников предприятия или совета директоров. Руководитель единственный сотрудник, который действует от имени предприятия без доверенности.

Но, согласно уставу предприятия, компетенция руководителя может быть ограничена, а часть его обычных полномочий передана совету директоров или общему собранию участников. Например, в уставе может быть предусмотрено, что руководитель не имеет права единолично, без согласия общего собрания участников, заключать сделки на сумму, превышающую 500000 рублей. Чтобы такая сделка была законной, к договору необходимо приложить протокол общего собрания участников предприятия, в котором должно быть прямо сказано о том, что собрание участников одобрило эту сделку. В противном случае договори может быть признан недействительным.

Все другие должностные лица предприятия могут решать те или иные вопросы лишь в случаях, если они уполномочены на это приказами, доверенностями, должностными инструкциями, положениями и т.д. подписанными или утвержденными руководителями. При заключении договоров или при составлении и подписании других товарно-финансовых документов от имени предприятия должностное лицо должно сделать на название, номер и дату доверенности, приказа или положения, на основании которого оно действует.

Требования, предъявляемые к оформлению документов:

Будет иметь юридическую силу, или нет зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам).

В настоящее время некоторые предприятия не придают должностного значения оформлению документов. Но такое отношение неоправданно. Так, например, отсутствие подписи должностного лица в приказе или грифа УТВЕРЖДЕНО на штатном расписании делает эти документы в правовом смысле бессильными.

Итак, значимые реквизиты:

Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшего документ. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.

Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно: государственным стандартом установлены требования к составу и расположению реквизитов, порядок их оформления, правила разработки бланков документов, требования к тексту отдельных видов документов.

Реквизиты, определяющие наименование вида документа.

Для придания документу юридической силы, наряду с реквизитами, идентифицирующими автора документа, существенное значение имеют и другие реквизиты.

Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Например: только руководитель может издавать приказы; коллективное обсуждение каких либо вопросов отражается в протоколе; рядовой специалист от своего имени вправе готовить только докладные записки, заявления.

Наименование вида документа является обязательным реквизитом при оформлении всех документов, кроме письма. Пример бланка распоряжения структурного подразделения с угловым расположением реквизитов.

Дата документа.

Дата документа является важнейшим реквизитом, т.к. отражает время его возникновения. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной службой при регистрации документа. Она вносится в готовый документ от руки. Если же автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Документа, изданные двумя или более организациями, должны иметь единую дату. Необходимо следить за правильным оформлением этого реквизита, т.к. создание документа "задним числом", ровно как и издание документа с "опережением", например, следующим днем, приводит к искажения данных регистрации. Кроме того неправильное датирование может привести к нарушению правоотношений участников.

Например, в случае обращения в суд одной из сторон указанная в документе дата будет рассматриваться судом как документированное доказательство.

Регистрация документов.

Регистрация документов - это, прежде всего их учет, кроме того, это придание документу официальности, юридической силы.

Установление ответственности организации за содержание документа (для исходящих и внутренних документов), его прохождение через управленческую систему (для входящих документов).

Гриф утверждения документа определяет юридическую силу тех документов, которые не могут быть введены в действие их авторами. Они становятся официальными и приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления).

Процедура утверждения санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг должностных лиц, организаций.

Подпись - это важнейший реквизит, определяющий юридическую силу документа. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии распределения обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационно - аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, если решаемые в документе вопросы не выходят за рамки его компетенции.

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц.

Например: документы, в которых содержатся сведения финансового, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер.

Печать, также является юридически значимым фактором.

В особенности для документов:

• 1. Отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.).
• 2. Удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности).
• 3. Фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии её оттиска.

Если в документе отсутствует какой-либо юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической силы и работники предприятия вправе отказаться выполнять предписания этого документа.

Юридическая сила копий документа.

Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документов, например, когда велика вероятность утраты подлинника документа или необходимо один документ предоставить в разные учреждения.

Итак, в каких же случаях копия имеет юридическую силу оригинала:

Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.

Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются такие копии документов, как например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.

Пока нет однозначного ответа, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые отечественный и зарубежные предприятия признают законность телефаксной копии и принимают её к исполнению. Однако, на мой взгляд, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.

Реквизиты документов, обеспечивающие юридическую силу (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)

В различных организациях, при разработке какого либо проекта или во время производственного процесса сотрудники проводят между собой переписку. Очень часто, производственная переписка содержит довольно важную информацию, так как сотрудники в ней описывают количество и качество выполненной работы или пишут, как её следует выполнять. Поэтому такие переписки должны иметь юридическую силу.

Это довольно кропотливый процесс, так как придание документам юридической силы требует соблюдения некоторых правил. Самым главным правилом является соблюдение действующих норм законодательства работодателем. Кстати именно он должен создавать внутреннюю переписку. Также работодатель, должен знать и, естественно, соблюдать правила оформления документов, необходимых для создания внутренней переписки. В обязанности работодателя также входит ознакомление работников со всеми документами переписки. Некоторые правила составления переписки касаются работников фирмы. Например, работник не может издавать документ, который находится не в его компетенции.

Для того, чтобы переписка приобрела юридическую силу, следует собрать определённую совокупность реквизитов:

1. Должен быть указан автор документов. Например, наименование организации, в которой происходит внутренняя переписка, соответственно должна указываться ведомственная принадлежность или может указываться определённая организационно-правовая форма. Для того, чтобы избежать лишних неприятностей рекомендуется печатать документ, используя фирменный бланк. Некоторые документы о внутренней переписке требуют указания города, в котором документ был составлен.

2. В документе должно быть указано название, приказ и т.д.

3. В теле документа указывается несколько дат: дата, когда документ был создан, дата его утверждения и дата вступления в силу.

4. Юридический документ должен иметь регистрационный номер. Он должен соответствовать с системой регистрации компании.

5. Текст документа должен точно раскрывать суть его названия. Это один из определяющих факторов создания юридического документа.

6. Документ должен подтверждаться подписью руководителя компании или ответственного за создание данного документа лица. Подпись может быть поставлена различными способами. Например, прямая подпись. Она чаще всего используется при подписании различных приказов, дополнительно указывается должность и расшифровка лица, которое подписывает документ. Также подпись может быть поставлена в виде грифа утверждения. Сам гриф ставится в верхней правой части документа. Косвенный гриф - ещё одна форме проставления подписи. Такой гриф обычно ставится при утверждении, каким либо приказом. На заявление работника подпись руководителя может ставиться в виде резолюции начальника. Такая резолюция состоит из четырёх частей: 1) получатель этой резолюции; 2) Описание распоряжения или указа; 3) подпись руководителя; 4) дата окончания резолюции. Резолюция может ставиться как в верхнем правом углу документа, так и в любой его части прописными буквами.

7. Есть документы, которые не могут обрести юридическую силу без виз согласования. Визы являются одним из самых сложных реквизитов, то есть их непросто составить. Среди виз могут быть: 1) виза согласования различных разногласий с профсоюзным органом; 2) При составлении многих документов учитывается мнение представительского органа. 3) Все составленные документы в первую очередь согласуются с юристом предприятия и главным бухгалтером. Документы, которые требуют согласования различных особей, определяются нормами нынешнего законодательства и различными нормами, принятыми в самого предприятия (если они есть). Нормы предприятия - это различные инструкции или положения по отношению к отделам организации. Виза документального согласования может быть составлена в различных видах. Может присутствовать ссылка на документ, который подтверждает согласование между сторонами. В таком случае сам гриф согласования обычно расположен в нижнем левом углу. Также может присутствовать формулировка или ссылка на неё, которая доказывает согласование (должны быть указаны должности лиц, которые пришли к соглашению, а также их подписи и расшифровки). В конце должна быть указана дата согласования. Такая виза может быть расположена на любом свободном месте документа.

8. Такой реквизит как виза ознакомления должен в себя включать все кадровые приказы и другие требующиеся документы. С ними следует ознакомить всех работников так или иначе участвующих в производственной переписке. В реквизите должна быть поставлена дата ознакомления сотрудников с реквизитом. Сама виза должна быть проставлена в нижней, заключающей части или в середине, слева документа. Для этого Госкомстат разработал специальные формы. При помощи этих форм документ обретает юридическую силу, если содержит все необходимые реквизиты. Это облегчает работу действующих над документом юристов и делает документ более понятным для далёкого от юридических дел работника.

Для придания юридической силы документам внутренней переписки, следует учесть, какие задачи решает сама переписка.

1. Информирует стороны о проведенной работе, фиксирует предложения и пожелания одной из работающих над проектом сторон относительно качества и скорости работы.

2. Является одним из самых важных звеньев в процессе увольнения или оформления отпуска, перевода рабочего на другое место работы.

3. При возникновении трудового спора, производственная переписка может стать тем документом, который поможет разрешить этот спор.

Для того, чтобы внутренняя переписка выполняла все задачи, перечисленные выше, следует соблюсти такие правила, как:

1. Документ следует правильно оформить с присутствием всех необходимых для переписки реквизитов.

2. Получатель данного документа должен дать согласие на его исполнение. Обычно согласие официально может быть подтверждено в виде резолюции.

3. Документу должны присвоить регистрационный номер, который должен быть в специальном журнале слежения за входящими и исходящими документами.

4. На протяжении даты исполнения документа, он должен храниться в надёжном месте (например, в сейфе компании).

В основном во внутренней переписке работника содержатся различные заявления, служебные записки, а во внутренней переписке работодателя с подчинённым - различные уведомления о работе и не только. Документы производственной переписки юридически оформляются, если ведётся переписка между работниками, работником и начальником и между начальниками различных отделов производства. Как правило, чаще всего обмениваются официальными сообщениями работники с работниками.

В настоящее время технологии пошли далеко вперёд и если лет 15 назад обменивались сообщениями, написанными на бумаге, то сейчас это делают при помощи электронной почты. Этот способ позволяет мгновенно доставить сообщение работнику находящемуся далеко от вас, но у него также есть свои недостатки. Сложно доказать, что данное сообщение написал именно этот работник, а никто другой. Даже, если ввести систему паролей сложно точно определить, что никто, кроме самого работника не знает этого пароля. Поэтому, если вы предполагаете, что в предприятии может возникнуть или уже возник конфликт, пишите документ на бумаге и заверяйте своей подписью, так будет, намного надёжней. Также, не помешало бы зарегистрировать ваш документ через человека, который регистрирует все документы компании.

Если же вы всё-таки пользуетесь электронной почтой, работник, получивший ваше сообщение, должен распечатать данный документ и зарегистрировать его. Также, необходимо разработать в компании специальный метод регулярной проверки электронной почты. В этом случае переписка будет включать в себя два основных преимущества: быструю отправку и получение сообщений, а также высокую надёжность в случае конфликта. Это вам будет только на руку.

Заявления и уведомления являются наиболее значимыми документами для защиты прав работодателя при разрешении различных конфликтов. Поэтому рассмотрим способы придания им юридической силы. Правила оформления очень важны при этом процессе.

Обычно в различных организациях при приёме на работу используют специальные бланки, которые работник должен заполнить от руки. После заполнения в правом нижнем углу работник ставит число подачи заявления и подпись. Заявление также может быть распечатано на компьютере, человек, принимаемый на работу должен только подписать это заявление и приступить к работе. В принципе такое оформление довольно законно, но некоторые суды его воспринимают как давление на работника. Поэтому лучше писать заявление от руки, это позволит вам избежать некоторых неприятностей в случае конфликта. Желательно, чтобы при оформлении документов присутствовали необходимые реквизиты, иначе документ не вступит в юридическую силу.

1. Для начала надо указать к какому типу документов принадлежит этот документ. В данном случае в названии документа следует написать «Заявление».

3. Потом пишется составитель заявления. Также как и в адресате, вы пишите своё ФИО и должность.

4. После того как вы описали адресата и составителя, пишите само тело заявления (текст).

5. По окончании написания текста составитель ставит свою подпись и дату написания заявления.

6. Обычно после подписи составителя ставится подпись соглашения, то есть руководитель, который принимает вас на работу, подписывает документ. Это необязательно и всё зависит от отношения предприятия к данному вопросу. Поэтому не бойтесь, что вас не взяли на работу, когда подписи руководителя нет.

7. Далее после решения всех вопросов, заявление регистрируется в журнале регистрации входящей документации уполномоченным лицом, которое проставляет регистрационный номер документа, дату его принятия и свою подпись. Это обязательная процедура, так как без неё документ не может прийти в действие. Уполномоченным лицом организации чаще всего является личный секретарь работодателя.

8. Нужно составить резолюцию лица, которому адресуется заявление и который может решить этот вопрос. Резолюция должна состоять из подписи, даты её составления и решение по вопросу заявления с указанием всех данных о человеке, которого это касается.

9. После того как заявление будет выполнено, руководитель предприятия ставит на нём пометки о его выполнении. Они ставятся в любом свободном месте письма. Также руководитель может поставить метки дела, в котором лежит ваше заявление.

Уведомления также являются неотъемлемой частью документов, необходимых для нормальной работы предприятия. Работодатель при помощи уведомления информирует работника о предстоящих изменениях. Это может быть сокращение штатов, очередной отпуск, будущие изменения трудового договора и т. д.

Официальные уведомления следует писать на бумаге, так как это предусматривает трудовое законодательство. Работник при получении уведомления расписывается на самом документе. Именно таким должен быть трудовой порядок каждого предприятия, когда никакой из судов не сможет придраться к оформлению документов.

Для большей уверенности я вам приведу некоторые выписки из Трудового кодекса, которые подтверждают наличие только письменной формы уведомления. Статья 74 подразумевает под собой изменение условий работы работодателем. Работник при этом имеет полное право отказаться от работы или предложить работодателю новые условия работы. Если работник отказывается от работы, работодатель должен ему предложить новые условия работы. Также работодатель обязан перед изменением условий работы предоставить работнику предварительное письмо с уведомлением.

Статья 79. В этой статье говорится о прекращении срока трудового договора. Срочный трудовой договор прекращает своё действие, если срок этого договора истёк. При этом работник должен получить за три дня уведомление о увольнении в связи с окончанием сроком запланированной работы. Работодатель имеет право продлить срок работы данного работника только в тех случаях, когда работник не против продолжения сотрудничества с работодателем.

Статья 123 говорит о получении ежегодного отпуска. Работник имеет право получать ежегодный отпуск на предприятии. При этом работодатель должен известить работника о начале отпуска за две недели до его начала. Работнику передаётся под расписку письмо с уведомлением. начало и окончание отпуска зависит от ежегодного графика отпусков. Работник имеет право отказаться от отпуска или перенести его на любое доступное для предприятия время. Если работник отказался от ежегодного отпуска, ему добавляют количество дней с этого отпуска на следующий.

Статья 180 описывает компенсацию, которую предоставляет организация, принимающая работника на постоянную работу, в случае резкого сокращения штатов или при банкротстве фирмы или при других неожиданных обстоятельствах. При сокращении штатов, работник должен быть уведомлён об увольнении за два месяца. Этот срок даётся для того, чтобы работник смог найти работу по специальности. Во всех этих случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления сотрудника за определенный срок, который отвечает требованиям трудового законодательства. Поэтому такие уведомления вручаются работнику под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления. Уведомление должно иметь реквизиты сходные с теми, что должны быть в любом кадровом документе. Далее мы рассмотрим систему регистрации документов, которые относятся к внутренней переписке. Система регистрации документов позволяет успешно защищаться работодателю в случае производственных передряг. Чем лучше и проще построена система регистрации, тем легче будет работодателю отстоять свои права. В таких случаях лучше лишний раз перестраховаться. Обычно система регистрации документов используется в следующих случаях.

Уведомление должно иметь реквизиты сходные с теми, что должны быть в любом кадровом документе. Далее мы рассмотрим систему регистрации документов, которые относятся к внутренней переписке.

Система регистрации документов позволяет успешно защищаться работодателю в случае производственных передряг. Чем лучше и проще построена система регистрации, тем легче будет работодателю отстоять свои права. В таких случаях лучше лишний раз перестраховаться.

Обычно система регистрации документов используется в следующих случаях:

1. Проверка наличия документов и контроль их передвижения.

2. При помощи системы регистрации предприятие имеет возможность придать любому зарегистрированному документу юридическую силу.

3. Регистрация позволяет достичь оптимальной скорости документооборота.

4. При возникновении какого либо производственного конфликта, журнальная система регистрации позволит подтвердить создание документа в нужную дату.

От направления деятельности предприятия зависит количество журналов регистрационной системы, которые выполняют функцию регистрации документов. Для того, чтобы журналы регистрации могли подтвердить дату создания документа, то есть чтобы журнал доказывал, что документ не мог быть вписан в регистрацию позднее следует соблюсти некоторые правила.

1. Журнал должен иметь крепкую обложку, чтобы какое либо происшествие не могло повредить ценной информации.

2. Для доказательства, что из журнала не могли выдернуть лист или вставить дополнительный, следует заводить журнал с клеевой обложкой. Также не мешало бы для дополнительной безопасности пронумеровать страницы.

3. При создании журнала следует создать заверительную запись. В эту запись включается: название журнала и его предназначение, количество страниц (следует написать сначала цифрами, а затем прописными буквами), дату оформления и подпись руководителя предприятия. Заверительная запись клеится на задней странице регистрационного журнала, а также на передней обложке.

4. Журнал должен быть с печатью юриста компании и подписью руководителя.

Внутренний вид журнала разрабатывается компанией, так как нет никаких законных оснований присваивать журналам для внутренней переписки каких либо специальных форм.

Когда по материалам дела нужно решать какие либо задачи, необходимые производству, работникам отдают копию документа. Это делается с целью обезопасить документ от случайной или специальной порчи. Оригинал документа обычно даётся только начальникам отдела, и то далеко не всегда. Обычно же оригинал лежит в сейфе в кабинете директора.

Копии документа делятся на два вида: факсимильные и свободные. Факсимильная копия полностью повторяет документ, содержит все реквизиты, особенности расположения реквизитов в документе. Свободная копия создаётся при помощи пишущих машин фирмы или компьютеров. Она не настолько точно отображает документ, но полностью передаёт суть информации, содержащейся в документе. Обычно свободная копия отличается от оригинала тем, что не повторяет его форму.

Работник, который берёт для какой либо цели копию документа, заверяет его. При этом на него накладывается ответственность за сохранность документа. Чтобы быть уверенным, что копия полностью отображает информацию подлинника человек, берущий её, внимательно изучает, проставляет слово верно и подписывает копию на признак получения. Обычно копия подписывается в свободном углу, где нет каких либо записей. Если же документ предоставляется другим организациям, на его копиях ставится печать организации, в которую он передаётся. Также существует такой вид копии как дубликат. Он отличается от обычной копии те, что обладает такими же юридическими свойствами, как и оригинал. Дубликат очень полезен при обращении в суд, так как при его передаче оригинал лежит у вас на столе и вы не беспокоитесь за его сохранность. Не забывайте, что суды имеют тенденцию время от времени терять документы, поэтому лучше не рискуйте, особенно если документы важные.

Носителем инфор-мации выступает документ. Каждый управленческий документ является носителем информации, использу-ется для ее сбора, анализа, разработки и принятия уп-равленческого решения, его доведения до непосредствен-ных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан. Главное требование, предъявляемое к управ-ленческим документам, — официальность, достовер-ность, объективность. Реализуется это требование при наделении документа юридической силой, т. е. услови-ем, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий. В на-стоящее время бесспорность и обязательность докумен-та также определяется понятием "юридическая сила документа".

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, т. к. они служат спо-собом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Юри-дическую силу документа понимают как бесспорность и авторитетность, основанную на законодательстве. Юридическая сила документа предполагает его обяза-тельность для тех, кому он адресован, или для круга участников управления (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граж-дан), которые руководствуются данным документом и основывают на нем свою деятельность или воздержива-ются от нее.

Одни документы, например правовые акты феде-ральных органов представительской и исполнительной власти, судебные, прокурорские, нотариальные и ар-битражные акты, договорная документация, изначаль-но обладают юридической функцией, устанавливая, за-крепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наде-ляются юридической функцией в случае использова-ния их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. В управлен-ческой деятельности юридическая сила документа обес-печивает его официальность для работников, как дан-ной управленческой системы, так и всех иных струк-тур, с которыми она взаимосвязана.

Юридическая сила документа — это свойство, сооб-щаемое ему действующим законодательством, компетен-цией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что орган управле-ния или должностное лицо, выпускающее док-т, обязаны:

Соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

Издавать документы только в пределах своей ком-петенции;

Соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Т.о., юридическая сила док-та опре-деляется и содержанием, и формой док-та. Для определенных видов документов в действую-щих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

Для придания документу юр. силы необходимы след. реквизиты:

Наименование вида док-та;

Дата документа;

Рег. номер док-та;

Подпись;

Гриф утверждения;

Гриф согласования;

Законодательные акты, определяющие порядок удостоверения электронных документов .

Итак, юридическую силу электронному документу придают:

Обязательные реквизиты;

Подтверждение полномочий создателя;

Состав обязательных реквизитов устанавливается следующими нормативными актами:

Федеральными законами:

ФЗ "Об инф-ции, инфор-матизации и защите инф-ции" . Он не только дает определения важ-нейших понятий в сфере инфор-мации, но и определяет цели за-щиты инф-ции, а также угро-зы инф-ции. Этот закон опр-ет докумен-тир-е как обязательное усло-вие включения инф-ции в информац. ресурсы. В соответствии с законом юрид. сила док-та, хранимого, обрабатываемого и передавае-мого с помощью автомат. информац. и теле-коммуникац. систем, может подтверждаться электр. подписью.

В Законе РФ "О связи "воп-росы электронного документир-я и организации работы с электронными документами на-шли частичное отражение. Закон гласит, что развитие и обеспече-ние устойчивой и качественной работы связи является важней-шим условием развития обще-ства и деятельности государства. В соответствии с ним средства связи вместе со средствами вы-числительной техники составля-ют техническую базу обеспечения процесса сбора, обработки, накоп-ления и распространения инфор-мации.

Закон РФ "О гос. тайне " ввел опр-я еще 2 понятий, относящихся к про-блематике данной темы: о методах и ср-вах за-щиты секретной инф-ции; о гос. програм-мах и мероприятиях в области за-щиты гос. тайны.

Закон регулирует деят-ть орг-ций, предоставля-ющих услуги по распространению интегрированных автоматизиро-ванных систем делопроизводства (ИАСД), включающих в себя под-систему защиты инф-ции. Лицензия на проведение указанных работ выдается на ос-новании результатов специаль-ной экспертизы орг-ции и гос. аттестации ее руководителей, ответственных за защиту инф-ции, причем орг-ция должна выполнить ряд требований.

ФЗ «Об архи-вном деле в РФ» гласит, что электр. Док-ты могут быть отнесены к составу Арх. фонда РФ. Однако нормативные акты ар-х. ведомства лишь в самых об-ших чертах касаются вопросов при-ема на хранение, обеспечения сохран-ности, учета и описания электрон. док-в. Вопросы создания и ис-пользования электронных документов решаются некоторыми другими ве-домствами самостоятельно.

Создание электрон. правитель-ства фактически явл-ся основной целью ФЦП «Электрон. Россия», в связи, с чем некоторые положения программы посвящены организации электронного документооборота.

Постановлениями федеральных органов исполнительной власти и ГОСТами :

Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", в соответствии с которым оформляются документы.

Для электронных документов действует ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения". Этот Стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливает порядок внесения в них изменений.

Для электронных сообщений - ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения.

Электронный документ должен содержать:

Регистрационный номер;

Регистрационную дату;

Подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;

Наименование организации - создателя документа;

Местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес.

Возможно использование дополнительных реквизитов, главное, чтобы обязательные можно было однозначно идентифицировать.

Подлинность и аутентичность

Проще всего обеспечить подлинность электронного документа с помощью электронной цифровой подписи (ЭП). При оценке доказательственной силы электронного документа судом учитывается прежде всего надежность способов формирования, хранения, передачи и идентификации автора. Для этого, помимо ЭП, важна доверенная система обработки электронных документов (доверенное хранилище).

Система ГАС "Выборы" представляет собой довольно сложную систему и для обеспечения ее эффективности использования, устойчивости и надежности введен целый ряд формальностей организационного и технологического характера. Избирательный процесс и процесс проведения референдумов обусловлен использованием множества документов на бумажном и электронном носителях. Такие документы должны иметь одинаковую юридическую силу. Если к документам на бумажном носителе предъявляются традиционные требования, то к электронным документам предъявляются специальные требования. Неслучайно в Законе "О ГАС “Выборы”" оговариваются условия придания юридической силы документам, подготовленным с использованием ГАС "Выборы", поскольку итоги проведения избирательного процесса и процесса проведения референдумов имеет важное политическое значение.

Перечислим условия обеспечения подлинности документов, подготовленных с использованием ГАС "Выборы":

• 1. Документ на бумажном носителе, подготовленный с использованием ГАС "Выборы" в соответствии с федеральными законами, приобретает юридическую силу после его подписания соответствующими должностными лицами.
• 2. Электронный документ, подготовленный с использованием ГАС "Выборы", приобретает юридическую силу после его подписания электронными подписями
• 3. Протокол, сводная таблица об итогах голосования, иные сводные документы, подготовленные в электронном виде с использованием ГАС "Выборы", приобретают юридическую силу в порядке после обязательной проверки в установленном порядке с помощью открытых ключей электронных подписей подлинности всех исходных электронных документов, на основе которых готовится сводный электронный документ.
• 4. В процессе ввода в систему ГАС "Выборы" данных формируется электронный документ, который подписывается электронными подписями соответствующих должностных лиц.
• 5. Соответствие данных электронного документа данным документа на бумажном носителе подтверждается компьютерной распечаткой, которая подписывается соответствующими должностными лицами и приобщается к отчетной документации. Факт ввода данных в ГАС "Выборы" и формирование электронного документа, подписанного электронными подписями, фиксируются в специальном журнале.
• 6. Передача электронных документов в вышестоящую избирательную комиссию, комиссию референдума с использованием ГАС "Выборы" осуществляется исключительно после проверки достоверности и подлинности электронных подписей, проставленных на каждом передаваемом документе, с помощью открытых ключей электронных подписей.
• 7. Результаты проверки подтверждаются компьютерной распечаткой протокола проверки. Данная распечатка подписывается должностными лицами в установленном порядке и приобщается к отчетной документации. Факт передачи данных в вышестоящую избирательную комиссию, комиссию референдума фиксируется в специальном журнале нижестоящей избирательной комиссии, комиссии референдума.
• 8. Подлинность электронных подписей, проставленных на каждом электронном документе, полученном вышестоящей избирательной комиссией, комиссией референдума от нижестоящей избирательной комиссии, комиссии референдума, проверяется с помощью ключей электронных подписей. Факт проверки достоверности полученных электронных документов подтверждается компьютерной распечаткой протокола проверки. Данная распечатка подписывается соответствующими должностными лицами в установленном порядке и приобщается к отчетной документации. Факт такой проверки фиксируется также в специальном журнале.

Расхождения между предварительными и окончательными результатами выборов могут исчисляться тысячными долями процента и объясняются не какими-то недостатками электронной или "бумажной" методики, а запаздыванием передачи данных из некоторых особо удаленных точек страны. Эти расхождения никак не отражаются на реальном исходе выборов.

При проведении выборов и референдумов в качестве конечного периферийного оборудования системы в избирательных участках могут использоваться комплексы обработки избирательных бюллетеней, интегрируемые в сеть ГЛС "Выборы". В опытном порядке они уже применялись на выборах в ряде регионов страны. В ходе этих мероприятий были проверены различные инженерно-технические решения задачи автоматического подсчета голосов и передачи информации, а также дают возможность в автоматическом режиме подводить итоги различных типов голосования всего за 20-25 минут после момента окончания голосования.

Наряду с экономией времени система позволяет синхронно с голосованием проводить проверку подлинности бюллетеней, технически гарантировать защиту результатов голосования от фальсификации, обеспечивать наглядную демонстрацию процесса проведения выборов по всем регионам страны в динамике реального времени. В день выборов промежуточные итоги голосования по графику поступают в ЦИК России в виде статистической, схематической, текстовой, звуковой и визуальной информации и после обработки оперативно передаются средствам массовой информации.