→ → Экономическая безопасность. Организация внутреннего контроля хранения товарно-материальных ценностей Осуществление контроля сохранности товарно материальных ценностей

Экономическая безопасность. Организация внутреннего контроля хранения товарно-материальных ценностей Осуществление контроля сохранности товарно материальных ценностей

Ревизоры в ходе ревизии контролируют выполнение статьи 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», в частности, устанавливают, проводятся ли инвентаризации в организации:

  • 1. при реорганизации или ликвидации;
  • 2. перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • 3. при смене руководителя и материально ответственных лиц;
  • 4. при выявлении фактов хищений и (или) порче имущества;
  • 5. в случае возникновения непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств.

В ходе ревизии ревизоры самостоятельно принимают решения о проведении инвентаризаций у тех или иных материально ответственных лиц, исходя из выполнения плана их проведения и полученных результатов по инвентаризациям.

В ходе ревизии ревизор контролирует соблюдение сроков проведения инвентаризаций:

  • o проверяет, проводились ли инвентаризации в соответствии с утвержденным планом (приложение 4), в Городокском райпо данный аспект соблюдается;
  • o выдерживались ли рекомендуемые сроки проведения инвентаризаций. Так инвентаризации товаров и тары в магазинах (кроме книжных) и в других розничных торговых предприятиях должны проводиться не реже двух раз в год, а в книжных магазинах - не реже одного раза в год. В райпо во всех розничных торговых предприятиях инвентаризации проводятся 2 раза в год и чаще.
  • o выявляет факты передачи товарно-материальных ценностей одним материально ответственным работником другому без проведения инвентаризации;
  • · проверить правильность ведения Книги учета инвентаризаций;
  • · своевременно ли регистрируются распоряжения о проведении инвентаризаций;
  • · имеются ли необходимые подписи на распоряжениях (председателя правления, главного бухгалтера);
  • · соблюдается ли принцип внезапности (распоряжение должно выдаваться председателю инвентаризационной комиссии не раньше, чем за 2-3 часа до начала проведения инвентаризации);
  • · проверить выполнение правил создания инвентаризационных комиссий (приглашались ли для участия в проведении инвентаризации представители органов страховой организации после стихийных бедствий) и т. д.

В ходе анализа инвентаризационных описей целесообразно:

  • o проверять правильность заполнения реквизитов, связанных с определением цены (основание для цен, точное наименование товаров, артикул, сорт, размер, единица измерения и т.д.);
  • o обращать внимание на наличие подписей на инвентаризационных описях соответствующих работников кооперативной организации о проверке цен. Цены, вызывающие сомнения, должны быть сверены ревизором с первичными документами и другой информацией;
  • o осуществлять выборочно проверки правильности таксировки и подсчета итогов в инвентаризационных описях. Неправильная таксировка и подсчет итоговых данных, как на отдельных страницах описи, так и по инвентаризационной описи в целом, является одним из распространенных способов сокрытия хищений. В райпо данного вида нарушений не было выявлено;
  • o сопоставлять данные различных экземпляров одной и той же инвентаризационной описи. Записи во всех экземплярах должны быть тождественны, наличие различий должно послужить ревизору основанием для углубленного анализа записей в указанном документе. В райпо данные различных экземпляров одной и той же инвентаризационной описи расхождений не имеют.

Особому контролю следует подвергать материалы полученные в ходе инвентаризации. В Городокском райпо при проверке материалов полученных в ходе инвентаризации, отдельные из них имели следующие недостатки:

  • o в приказе не указаны сроки проведения инвентаризации;
  • o у материально-ответственного лица не взяты расписки о том, что все приходные, расходные документы приложены к отчету или не сданы в бухгалтерию;
  • o наличие подчисток в Записях инвентаризационных описей;
  • o отсутствие на каждой странице инвентаризационной описи записи «цены, итоги проверил» и подписи материально-ответственного лица, сдавшего (принявшего) товарно-материальные ценности.

Следует принимать во внимание, что колбасные изделия и копчености, подготовленные к продаже (очищенные от шпагата, узлов, оберточной бумаги), должны записываться в инвентаризационную опись с обязательной пометкой «Очищенные». Неподготовленные к продаже колбасные изделия и копчености записываются в инвентаризационную опись с пометкой «неочищенные», при этом вес неочищенных колбасных изделий и копченостей показывается в графе «брутто», а после применения скидки на отходы в пределах установленных норм - в графе «нетто». Правильность определения скидки на отходы обязательно проверяется бухгалтерией, о чем в инвентаризационной описи делается специальная отметка. В райпо данная методика соблюдается.

Ревизор проверяет правильность выведения результатов инвентаризаций. Он должен убедиться в том, что окончательные результаты инвентаризации определены верно и они правильно отражены на счетах бухгалтерского учета, поскольку эти операции затрагивают налогооблагаемую базу.

Ревизор проверяет также, как организован контроль охраны товаров и тары, находящихся в розничных предприятиях. При этом он устанавливает:

  • o не нарушается ли принятый порядок приема в эксплуатацию вновь построенных розничных предприятий, оборудованы ли они охранной сигнализацией. В Городокском райпо все торговые розничные предприятия оборудованы охранной сигнализацией, однако, были случаи обнаружения в отдельных предприятиях неисправности сигнализации;
  • o учитываются ли особенности розничного торгового предприятия при выборе способа его охраны;
  • o осуществляется ли сверка по материалам о нераскрытых кражах и ограблениях, которые переданы райпо в органы расследования;
  • o какая работа проводится в райпо по предупреждению гибели товаров и тары от пожаров.

При инвентаризации в ходе ревизии в Городокском райпо были выявлены следующие недостатки:

не соблюдение правил хранения отдельных видов товаров и не соблюдение товарного соседства;

не рациональность размещения товаров в торговом зале и в подсобных помещениях;

не функционирование отдельных холодильных прилавков и другого оборудования.

Ревизор обязан проверить своевременность и полноту сдачи торговой выручки. Анализируя в ходе ревизии эти факты, ревизор должен учитывать, что в нормальных условиях работы розничных предприятий торговая выручка должна быть не меньше, чем поступление товаров в торговое предприятие. Превышение поступления товаров над суммой торговой выручки, а, следовательно, и рост товарных запасов в течение длительного периода (2-3 и более месяцев), ревизор должен оценивать как чрезвычайную ситуацию и обязан принять немедленные меры к проверке сохранности товаров и тары в таких торговых предприятиях.

Приемка товаров и тары по количеству и качеству должна осуществляться на основании Положения о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденному постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 26 апреля 1996г., № 285, если актами законодательства, договором или нормативно-технической документацией не установлен другой порядок приемки товаров и тары по количеству и качеству.

Проверяя соблюдение порядка приемки товаров и тары в Городокском райпо были установлены случаи:

  • o неправильной и несвоевременной приемки товаров;
  • o смешивания товара при его приемке с другим однородным товаром;
  • o неисправности средств измерения и испытания, которые использовались для определения качества товара.
  • o непринятия необходимых мер по обеспечению сохранности товара, в результате чего возникли потери товарно-материальных ценностей;
  • o необоснованного составления актов о выявленных расхождениях при приемке и актов на естественную убыль в пути с целью присвоения товаров;
  • o несоблюдения сроков приемки товаров по количеству и качеству согласно законодательству и договора.

При выявлении расхождений по количеству и качеству при приемке товаров, должен быть составлен акт в соответствии с установленным порядком.

Тара, поступившая с товаром, принимается по количеству и качеству в соответствии с действующими нормативными актами и договором. При этом проверяется: наличие сертификата; правильность тарной маркировки; соответствие качества тары стандартам, техническим условиям и данным сопроводительных документов; ее целостность, наличие загрязнений и т.д.

Выявленные расхождения по количеству и качеству при приемке тары должны быть оформлены актом в таком же порядке, что и товар.

Большое влияние на обеспечение сохранности товаров и тары в розничных торговых предприятиях оказывает порядок приема и оформления на работу материально ответственных лиц. В торговле чаще, чем в других отраслях потребительской кооперации, встречаются недостатки в подборе кадров, способствующие совершению корыстных преступлений. Наиболее типичными из указанных недостатков являются:

  • 1. прием на работу материально ответственных лиц, не имеющих необходимой специальной подготовки;
  • 2. прием на материально ответственные должности лиц, не имеющих опыта обращения с товарно-материальными ценностями и денежными средствами. В Городокском райпо большая текучесть кадров, постоянно требуются работники, поэтому часто бывают случаи принятия на работу связанную с материальной ответственностью лиц не имеющих в этом опыта;
  • 3. проникновение на материально ответственные должности лиц, судимых за хищения, растраты и недостачи, злоупотребления своими служебными полномочиями.

Поэтому в процессе проведения ревизий и проверок, связанных с товарно-материальными ценностями и денежными средствами, ревизор обязан по отчетным данным отдела кадров проверяемого потребительского общества установить численность материально ответственных лиц, принятых за ревизуемый период на должности без специальной подготовки, а также выяснить, правильно ли используются эти специалисты. Следует также проанализировать основные причины текучести кадров материально ответственных лиц, установить удельный вес должностей с материальной ответственностью, подлежащих замещению специалистами. Ревизор должен также установить факты, когда материально ответственные лица, допустившие недостачи, обман, обвес и обсчет покупателей, и уволенные по собственному желанию, переводятся из одного розничного предприятия на другое для продолжения работы, связанной с денежными средствами и товарно-материальными ценностями. Для выявления таких фактов ревизор сопоставляет приказы (о переводе) с актами прошлых ревизий, сообщениями органов внешнего контроля, с записями в трудовых книжках и с другой информацией.

Ревизор в ходе проверки устанавливает, заключены ли с лицами, принятыми на материально ответственные должности, договоры о полной материальной ответственности. В Городокском райпо со всеми материальными лицами заключены договора о полной или коллективной материальной ответственности.

В ходе проведения ревизии ревизор должен обратить особое внимание на те розничные предприятия, в которых ранее были выявлены и погашены недостачи в значительных суммах, однако, материально ответственные лица не были освобождены от работы и продолжают трудиться.

Большое значение при ревизии товарно-материальных ценностей субъекта хозяйствования имеет проверка установленных цен на товары. В ходе ревизии Городокского райпо было установлено:

  • o на продовольственные и непродовольственные товары имеются ли качественные удостоверения (сертификаты);
  • o неправильно установлены цены на отдельные виды товаров;
  • o переоценка (дооценка, уценка) товарно-материальных ценностей (водки, сигарет, стеклотары и другие)проводилась правильно;
  • o не соблюдение правил торговли при хранении и реализации материальных ценностей;
  • o наличие убытков по операциям с тарой;
  • o наличие жалоб и предложений покупателей.

При проверке правильности установления цен в Городокском райпо были выявлены нарушения:

  • · умышленное завышение или занижение цен на отдельные товары материально-ответственными лицами;
  • · реализация товарно-материальных ценностей по завышенным ценам или приобретение аналогичных ценностей по более высоким ценам;
  • · наличие неприходованных материальных ценностей;
  • · наличие товарно-материальных ценностей с просроченными сроками реализации;
  • · недовес фасованных товаров;
  • · неудовлетворительное санитарное состояние торгового объекта;
  • · неисправность весоизмерительных приборов;
  • · неудовлетворительная организация контроля за ценами.

В ходе ревизии особое внимание уделяется проверке состояние бухгалтерского учета товаров и тары на предприятиях розничной торговли потребительской кооперации и документального оформления движения товарно-материальных ценностей.

В ходе проведения ревизии проверяются документы: товарно-денежные отчеты материально ответственных лиц, акты о порче, бое, ломе товаров установленной формы (нем должны быть заполнены реквизиты: предприятие, по которому проводилась инвентаризация, состав комиссии, наименование товара подлежащего списанию вследствие боя или порчи, причина списания и т. д.), акты на завес тары (составляется комиссией с участием представителей вышестоящей организации, администрации предприятия-поставщика, если это предусмотрено условиями поставки или договорами, и материально ответственного лица), инвентаризационные описи, сличительные ведомости, расчеты естественной убыли и так далее. В райпо документы в основном заполняются правильно, однако, есть некоторые ошибки в заполнении отдельных документов.

Ревизор проверяет достоверность синтетического и аналитического учёта по счёту 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", который предназначен для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи товаров. Обращает внимание не отнесли ли на этот счет:

недостачи и потери, которые образовались при перевозке товаров по вине поставщика и перевозчика (они принимаются к учету как дебиторская задолженность (счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 2 "Расчеты по претензиям"));

потери, которые возникли в результате стихийных бедствий (они признаются чрезвычайными расходами (счет 99 "Прибыли и убытки")).

Ревизор проверяет собраны ли по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" сведения об учетной стоимости недостающих и утраченных товаров с кредита 41 "Товары", 18 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и отражено ли по кредиту счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" списание недостач и потерь после принятия руководителем организации соответствующего решения (дебит счетов учета источников покрытия, кредит счета 94).

При проверке корреспонденции по товарным потерям в бухгалтерском учете ревизор обращает внимание придерживался ли бухгалтер следующих принципов:

нормы естественной убыли и нормы потерь от боя, лома, порчи являются предельными и применяются только в случае выявления фактической недостачи;

списание естественной убыли и товарных потерь в пределах норм производят на основе соответствующего расчета, составленного бухгалтером и утвержденного руководителем организации;

естественную убыль товаров списывают на расходы по реализации или за счет созданного резерва по покупным ценам без налога на добавленную стоимость;

естественную убыль товаров и товарные потери в пределах норм с материально ответственных лиц списывают в сумме фактических потерь, но не выше установленных норм;

выявленные при инвентаризации недостачи и потери товаров сверх установленных норм естественной убили товаров и норм потерь от боя, лома и порчи товаров относят на материально ответственных лиц по розничным (продажным) ценам, если иное не предусмотрено соответствующими нормативными актами. В исключительных случаях, когда брак, бой, лом, порча товаров имеет место по причинам, не зависящим от материально ответственного лица, такие потери списывают с согласия трудового коллектива по решению руководителя организации на внереализационные расходы. Например, не возмещенные товарные потери при стихийных бедствиях, товарные потери от бесхозяйственности;

недостачи и потери от порчи ценностей сверх норм естественной убыли признаны объектом налогообложения и в момент их выявления облагаются налогом на добровольную стоимость по установленным или расчетным ставкам.

В Городокском райпо выше перечисленные принципы соблюдаются.

Нижеприведенные внешние признаки неточности по записям в учетных регистрах могут свидетельствовать ревизору о том, что содержание записи не соответствует существу осуществленной хозяйственной операции:

  • · отсутствие аналитического учета. Отсутствие аналитического учета может иметь место вследствие неудовлетворительного состояния бухгалтерского учета, когда для ускорения составления бухгалтерского баланса организации в учете ограничиваются записями только по счетам синтетического учета, а также желанием скрыть в учете совершенные злоупотребления (во всех случаях, когда баланс не подтверждается развернутыми данными аналитического учета, его нельзя признать достоверным);
  • · наличие кредитового сальдо по активным счетам и дебетового по пассивным счетам;
  • · необоснованное свертывание сальдо активно-пассивных счетов. Известно, что активно-пассивные счета могут иметь свернутое и развернутое сальдо, однако в балансе должно быть всегда показано развернутое сальдо по состоянию расчетов с разными дебиторами и кредиторами;
  • · открытие и ведение синтетических счетов, не предусмотренных планом счетов;
  • · наличие записей, не обоснованных документами;
  • · необоснованные и неоговоренные исправления в учетных регистрах. Отсутствие подписей при исправлении записей может иметь место вследствие небрежности лиц, вносящих исправления, но в ряде случаев это может быть сделано для сокрытия совершенных злоупотреблений.

Аналитический учет к счету 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" должен организовываться по видам и разновидностям товарных потерь. Ревизор проверяет состояние аналитического учета на ревизуемом объекте. Необходимо отметить, что в Городокском райпо отсутствует аналитический учет по видам потерь товаров. В райпо не разработан журнал по 94 счету "Недостачи и потери от порчи ценностей", а по окончании месяца списание потерь с 94 счета отражается в мемориальном ордере. За неимением данной аналитики существует проблема определения причин возникновения сумм недостач, в результате чего происходит ослабление функции контроля за источниками потерь товаров.

Также при проверке состояния и организации учета товаров и тары в торговых организациях ревизор проверяет:

  • · качество оформленных сделок (договоров);
  • · наличие сертификатов соответствия (качества) и сроки их действия;
  • · организацию учета с товарной массой;
  • · наличие контроля за движением товарно-материальных ценностей:
    • § отпуск товаров в долг;
    • § сроки реализации товаров;
    • § своевременность проведения переоценки;
    • § реальность сумм, числящихся в пути;
    • § соблюдение норматива товарных запасов;
    • § оценка товарно-материальных ценностей в учете и отчетности;
  • · наличие актов на излишнее списание материальных ценностей;
  • · своевременность составления сводной документации;
  • · правильность начисления естественной убыли, правильность применения норм;
  • · своевременность взыскания порчи;
  • · правильность ведения оперативного и статистического учета;
  • · соблюдение учетной политики предприятия.

При проверке состояния и организации учета товаров и тары в торговых организациях Городокского райпо были выявлены следующие нарушения:

  • o наличие бестоварных накладных;
  • o несвоевременность составления сводной документации;
  • o неправильно подсчитаны итоги в документах;
  • o неправильная запись операций на счетах бухгалтерского учета.

Проверке состояния и организации учета товаров и тары в торговых организациях это один из основных этапов методики контроля обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей и ему должно уделяться особое внимание.

Краткое описание

Актуальность выбранной темы курсовой работы объясняется тем, что, знание основ и правил хранения товаров в магазинах, а также эффективное применение на практике основных профилактических мер, направленных на уменьшение потерь товаров при их хранении в магазинах, может в значительной мере способствовать эффективной деятельности предприятия, связанной с увеличением получаемой прибыли и сокращение издержек.
Целью данной курсовой работы является изучение мероприятий сохранения товарно-материальных ценностей в магазинах и разработки рекомендаций, направленных на совершенствование сохранности товарно-материальных ценностей с целью сокращение и предотвращение товарных потерь.

Введение……………………………………………………………………….
1. Организация обеспечения товарно-материальных ценностей в магазине…………………………………………………………………………
1.1. Организация хранения товаров в магазине………………………………
1.2. Размещение в выкладка товаров в торговом зале………………………..
1.3. Организация материальной ответственности за сохранность ценностей в магазине………………………………………………………………………...
2. Обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей в магазине…………………………………………………………………………..
2.1. Организационно-экономическая характеристика магазина……………...
2.2. Организация обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей в магазине……………………………………………………………
2.3. Направления совершенствования сохранности товарно-материальных ценностей в торговле……………………………………………………………
Заключение………………………………………………………………………
Список использованных источников………………………

Вложенные файлы: 1 файл

Примечание – Источник: собственная разработка.

Анализируя данные таблицы 2.5, можно сказать, что в 2011 году товарные запасы увеличились на 15,4% по сравнению с 2010 годом и самые большие товарные запасы были в марте и декабре. В 2012 году средние запасы товаров увеличились значительно и их рост по сравнению с предыдущим составил 900 млн р., что в процентах 29,8%.

Посмотрим, как же затоваривание повлияло на товарооборачиваемость, для этого определим однодневный товарооборот и товарооборачиваемость в днях. Анализ товарооборачиваемости Супермаркета «Алми» представлен в таблице 2.6.

Таблица 2.6 − Анализ товарооборачиваемости Супермаркета «Алми» за 2010-2012 гг.

Показатели

Изменение, раз

Изменение, раз

Товарооборот, млн р.

Товарные запасы, млн р.

Однодневный товарооборот, млн р.

Товарообачиваемость, дни.

Примечание – Источник: собственная разработка.

По данным таблицы 2.6 видно, что в 2011 году товарные запасы увеличились в целом по «Алми» в 1,15 раза и однодневный товарооборот вырос в 1,18 раз, а товарооборачиваемость снизилась на 1 день, что положительно сказалось на деятельности торговой организации. В 2012 году, по сравнению с предыдущим, товарные запасы увеличились в 1,3 раза, а однодневный товарооборот всего лишь в 1,18 раза, следовательно, товарооборачиваемость увеличилась на 4 дня. Увеличения продолжительности оборота товаров привело к дополнительному вовлечению средств в оборот в размере 364,32 млн р. (98,2 х (39,9 – 36,18) = 98,2 х 3,71 = 364,32 млн руб.).

По результатам анализа наблюдается динамика роста общего объема розничного товарооборота, план объема продаж в 2012 году перевыполнен, за счет увеличения реализации в январе, июне, июле и декабре. Выше приведенные расчеты показали, что выполнение плана товарооборота в отчетном году было равномерным. Результаты исследования структуры розничного товарооборота позволяют сделать выводы о том, что значительный удельный вес в структуре имеют такие группы товаров как: колбасные изделия, молочная продукция, водка и ликероводочные изделия. Грамотно сформированный ассортимент товаров по каждому отделу позволил сложить такую структуру ассортимента розничного товарооборота торговой организации, которая позволяет увеличить объемы продаж.

    1. Организация обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей в магазине

Одним из вариантов защиты имущества от внешних посягательств в супермаркете «Алми» является охрана. В супермаркете «Алми», учитывая круглосуточный характер работы, в настоящее время имеется собственная Служба безопасности, одним из пунктов которой является осуществление внутреннего контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей.

Внутренний контроль осуществляется с помощью камер видеонаблюдения, выведенных на центральный пост Службы безопасности. Все сотрудники Службы безопасности снабжены переносными рациями, с помощью которых осуществляется связь между охранниками и работниками торгового зала.

Система внутреннего контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей в супермаркете «Алми» можно разделить с точки зрения значимости в совокупном контрольном действии на следующие уровни:

  1. Субъекты внутреннего контроля первого уровня – это собственники супермаркета, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно (с помощью независимых экспертов);

  1. Субъекты внутреннего контроля второго уровня – в их обязанности непосредственно не входит контроль, но в силу производственной необходимости они выполняют и контрольные функции (рабочий, администратор, заведующий и т.д.);

  1. Субъекты внутреннего контроля третьего уровня − выполняют контрольные функции для реализации служебных обязанностей, которые за ними закреплены непосредственно (это работники планово -экономического, отдела кадров)

  1. Субъекты внутреннего контроля четвертого уровня. В их обязанности входят контрольные и другие функции (администрация, сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности)

  1. Субъекты внутреннего контроля пятого уровня. В их функциональные обязанности входит только осуществление контроля (сотрудники внутреннего аудита и члены ревизионной комиссии, сотрудники входного и технического контроля и т.п.)

При приемке и выдаче товарно-материальных ценностей со склада особое внимание уделяется правильности оформления соответствующих документов.

Товары на складе супермаркета принимает материально-ответственное лицо покупателя по доверенности путем проверки соответствия качества и количества ТМЦ данным выписываемых организацией-поставщиком сопроводительных документов. Затаренные ценности принимаются по количеству мест и массе брутто или количеству товарных единиц и массе нетто по трафарету. В этом случае необходимо тщательно проверить исправность тары и маркировки. Если при приемке будет установлена неисправность тары и маркировки, получатель должен потребовать вскрытия тары и проверки содержимого по количеству единиц, массе нетто и качеству.

При приеме затаренных товаров на сопроводительных документах делаеться надпись: «Товар принят по массе брутто и количеству мест без фактической проверки» и «Товар принят по качеству согласно документам поставщика без фактической проверки».

Приемку (сдачу) ценностей на складе супермаркета оформляют распиской в сопроводительных документах лиц, получивших и сдавших ценности.

Если товары поступили без тары, то их принимают по массе нетто, количеству товарных единиц с одновременной проверкой сохранности качества (комплектности), т.е. количественный и качественный прием в данном случае совпадают по времени.

Если товары поступили в исправной таре, то их принимают по количеству мест и массе брутто. Приемка товаров по массе нетто, количеству единиц в каждом месте, по качеству и комплектности осуществляется, как правило, непосредственно в момент вскрытия тары.

Если входе приемки товаров выявлена недостача, несоответствие качества товара и т.д., то приемка ТМЦ приостанавливается, обеспечивается сохранность товаров, составляется акт об установлении расхождения по количеству и качеству за подписями лиц, производивших приемку, одновременно с этим заведующий или администратор вызывает представителя организации-поставщика.

При движении между структурными подразделениями или материально - ответственными лицами выписывается накладная на внутренне перемещение, передачу товаров, тары в двух экземплярах. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товаров, а второй экземпляр – принимающему подразделению для оприходования товаров. Данный документ подписывают материально-ответственное лица.

В системе обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей в магазине особое внимание уделяется сохранению качества товара, для чего руководителем созданы определенные условия, обеспечивающие определенный режим хранения, так как несоблюдение температурного режима ускоряет физико-химические процессы, способствует конденсации влаги на поверхности продуктов, сокращает сроки реализации, что в целом приводит, например, физическому бомбажу консервов и плесневению мясных изделий.

При хранении товаров работники обращают внимание на их правильное размещение и укладку это позволит значительно увеличить сроки хранения товаров и уменьшить площадь кладовых в магазине, что позволит в значительной степени сократить товарные потери.

Не менее важным моментом в системе обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей в супермаркете «Алми» является бригадная материальная ответственность. Для ее организации в супермаркете с работниками заключаются договор на коллективную (бригадную) материальную ответственность на основании разработанного согласно Постановления Министерства труда Республики Беларусь 14.04.2000 года №54 Положения о коллективной (бригадной) ответственности. Данным положением предусмотрено, что члены коллектива (бригады) обязаны:

  • бережно относиться к ценностям и принимать меры к предотвращению ущерба;
  • в установленном порядке вести учет, составлять и своевременно представлять отчеты о движении и остатках ценностей;
  • при необходимости списания пришедших в негодность материальных ценностей ставить об этом в известность нанимателя и бухгалтерскую службу;
  • своевременно ставить в известность нанимателя о всех обстоятельствах, угрожающих сохранности ценностей;
  • вносить предложения нанимателю по реконструкции и ремонту складских сооружений, помещений в целях улучшения их приспособленности к хранению материальных ценностей.

При этом Наниматель обязан:

  • создавать коллективу (бригаде) условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения сохранности вверенных ему ценностей;
  • своевременно принимать меры к выявлению и устранению причин, препятствующих обеспечению коллективом (бригадой) сохранности ценностей, выявлять конкретных лиц, виновных в причинении ущерба, и привлекать их к установленной законодательством ответственности;
  • знакомить коллектив (бригаду) с действующим законодательством о материальной ответственности за ущерб, причиненный нанимателю, а также с действующими инструкциями и правилами приемки, хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства ценностей и их учета;
  • обеспечивать коллективу (бригаде) условия, необходимые для своевременного учета и отчетности о движении и об остатках переданных ему ценностей;
  • рассматривать вопрос об обоснованности требования членов коллектива (бригады) о проведении инвентаризации ценностей;
  • рассматривать в присутствии работника заявленный ему отвод и в случае обоснованности отвода принимать меры к выводу его из состава коллектива (бригады) и решать вопрос о его дальнейшей работе в соответствии с законодательством;
  • рассматривать сообщения членов коллектива (бригады) об обстоятельствах, угрожающих сохранности ценностей, и принимать меры к устранению этих обстоятельств;
  • доказать факт причинения вреда, а также наличие других условий материальной ответственности..

В супермаркете «Алми» основанием для привлечения членов бригады к материальной ответственности является материальный ущерб, причиненный недостачей, подтвержденной инвентаризационной ведомостью, а также порча материальных ценностей членами бригады.

Привлечение членов бригады к материальной ответственности производится администрацией магазина после проведения комиссионной проверки причин образования ущерба с учетом письменных объяснений, представленных членами бригады.

Ущерб бригадой возмещается путем внесения суммы недостачи в кассу магазина либо путем удержания из заработной платы (по письменному заявлению каждого члена бригады), пропорционально распределенной между членами бригады. В случаях, когда определено виновное лицо, то сумма ущерба возмещается магазину полностью виновным лицом.

    1. Направления совершенствования сохранности товарно-материальных ценностей в торговле

Мероприятия по совершенствованию сохранности товарно-материальных ценностей должны быть направлены не только на выявление причин возникновения потерь но и на их предупреждения или снижения. Они могут носить профилактический или текущий характер.

Профилактические меры связаны с приемочным контролем качества, а текущие − с обеспечением своевременной поставки продуктов в установленные сроки, морального и материального стимулирования работников за сокращение потерь, а также с действующим порядком их учета и списания, формой ответственности за сохраняемость товаров.

Технологические меры − это меры по учету факторов внутренней среды и регулированию факторов внешней среды, позволяющие предупредить или снизить товарные потери.

Внутренние факторы обусловлены химическим составом и структурой (строением) продуктов. Все вещества химического состава по влиянию на потери делят на две группы:

1) Вещества, увеличивающие потери − на качественные потери наибольшее влияние оказывают вода и летучие вещества. При их испарении или улетучивании теряется масса и ухудшается качество продукта. Для предотвращения потерь воды и ароматических веществ применяют герметичные упаковки. Для замедления усушки продуктов в негерметичной упаковке рекомендуется хранение при пониженных температурах и повышенной относительной влажности воздуха. Повышенная влажность достигается при хранении продукта в полимерных упаковках, ограничивающих воздухообмен. При этом испаряющаяся влага частично остается в упаковке, за счет чего создается микроклимат повышенной влажности. Однако не все продукты можно хранить в полимерной упаковке, так как может возникнуть микробиологическая порча за счет плесневения и заражения. На величину качественных потерь влияют структурные изменения веществ, гидролиз белков, крахмала и др., которые вызывают изменения органолептических свойств (размягчение квашеных овощей, черствление хлеба и др.), а иногда и потерю безопасности (глубокий гидролиз белков до аминов и амидов, некоторые из которых ядовиты);

«… Торговля – дело исконно воровское, а посему жалованье положить им мизерное, да по одному в год вешать, дабы другим не повадно было!» Указ 1669 года

Кражи в супермаркетах – всегда были актуальной темой в розничной торговле.

Мероприятия по сохранности ТМЦ в супермаркетах – это программа действий, состоящая из различных способов контроля за работой супермаркета и ряда профилактических мероприятий, направленных на сокращение потерь компании.

Торговля – не только прибыльное, но одно из самых рискованных направлений бизнеса.

Практически каждый день магазин несет потери в результате хищений, краж, мошенничества, порчи товара, и т. д.

Избежать абсолютно всех потерь невозможно, но снизить потери от таких действий - вполне возможно.

В рознице существуют четыре основных фактора, которые приводят к потерям:

  1. Хищения со стороны персонала магазина;
  1. Воровство покупателей;
  1. Недобросовестность поставщиков;
  1. Различные ошибки и халатность персонала.
  1. ХИЩЕНИЯ СО СТОРОНЫ ПЕРСОНАЛА МАГАЗИНА

Для того чтобы кто-то что-то украл, должны существовать три фактора:

  • потребность или жадность
  • меркантильность
  • возможность

Первый фактор - личные потребности или жадность человека - мы не можем это контролировать. Это то, что присуще людям в различной степени.

Второй фактор - меркантильность. Сотрудники считают, что их хозяин настолько богат, что может не обращать внимания на кражи товара и денег. Приходя на работу на полчаса раньше, или уходя на час позже, сотрудники считают, что компания должна им за это. Однако, никто не замечает количество перекуров, зависания в Интернете, и другие отлынивания от работы. Какова бы ни была причина, подчиненный всегда будет считать, что он имеет право на нечто большее. Эту проблему мы тоже не можем контролировать.

Третий фактор - наличие возможности для хищения. Если эта возможность существует одновременно с сильным влиянием двух первых факторов, то происходит кража.

Поскольку воздействовать на первые два фактора проблематично, то для сокращения потерь от действий своих сотрудников необходимо воздействовать на третий фактор (наличие возможности для хищения).

Еще 10% будут пользоваться малейшей возможностью, чтобы украсть, - от совершения кражи их не удержит никакой контроль, каким бы суровым он ни был.

Оставшиеся работники составляют 80% коллектива. По своей природе это люди честные, однако при наличии возможности для хищения - могут совершить кражу.

Именно для этих 80% коллектива и разрабатываются меры контроля. Когда увеличивается риск быть пойманным, вероятность кражи снижается.

Воровство со стороны персонала может нанести значительно больший ущерб магазину, чем нечестность покупателей. Нечистый на руку сотрудник способен украсть во много раз больше, чем жулик-покупатель.

По данным охранных агентств, потери супермаркетов от воровства персонала могут доходить до 80%., так как персонал имеет больший доступ к товару, лучше знает, где что «не так лежит», ценность товара, систему охраны и т.д.

Кражи товара собственным персоналом в супермаркетах происходят довольно часто. Но сотрудники имеют еще и иные возможности нанесения вреда, например:

Несоблюдение режимов и сроков хранения,

Порча товара,

Некорректное приходование,

Сговор с покупателями.

Товар более всего «беззащитен» на этапе хранения, и у сотрудников появляется масса возможностей этот товар или украсть, или использовать на личные нужды, не выходя из супермаркета. Как говорят работники супермаркетов - они не воруют, а компенсируют себе то, что им недоплачивает руководство.

Введение контрольных мер перекрывает одну - две схемы хищения, что, в свою очередь, порождает появление двух других. Набираясь опыта, от банального воровства люди переходят к сложным схемам мошенничества.

Наибольшим спросом у воров - сотрудников продовольственных магазинов, пользуются спиртные напитки и колбасные изделия, кофе, косметика, и другие товары. В любом случае предпочтение отдается товару мелкому или средних размеров, удобному для выноса.

Для предотвращения кражи товаров необходимо:

  • Эффективный учет всего товара на всех этапах товародвижения. Директор в любое время должен иметь возможность получить полную информацию о месте нахождения товара в магазине и его количестве. Ничто так не толкает сотрудников к воровству, как понимание изъянов в учете.
  • Работающая система коллективной и индивидуальной материальной ответственности . Реализация принципа «не желаю платить за других из своего кармана» с советских времен продолжает играть заметную роль в предотвращении безразличия и круговой поруки.
  • Неотвратимость наказания . Любое происшествие, любая недостача должны рассматриваться как ЧП. В коллективе должна быть создана атмосфера нетерпимости к ворам, естественно, в разумных пределах.
  • Использование негласных источников информации . Имеются в виду пользующиеся доверием администрации сотрудники, которые способны сообщать руководству о хищении.
  • Оптимизация технологического процесса с точки зрения предотвращения потерь. Нужно очень тщательно проанализировать весь процесс движения товара: каким образом происходит перемещение товара, кто это делает, кто учитывает, кто отвечает за документооборот, кто контролирует и т. д.
  • Подбор и обучение персонала и, конечно же, контроль .Всеобъемлющий контроль . На всех этапах и стадиях торговли, на всей территории магазина. За всеми сотрудниками. Все время. Всегда и везде.

Проверочные мероприятия (инвентаризации, ревизии, сверки и пр.) должны проводиться постоянно по всему магазину и по отдельным секциям и товарным группам!!!

  1. ВОРОВСТВО ПОКУПАТЕЛЕЙ

Основные виды воровства покупателями - магазинные кражи и мошеннический возврат товара. Магазинных воров можно разделить на две категории - любители и профессионалы. Последние вносят существенный вклад в увеличение недостачи товара в магазине, хотя их намного меньше, чем простых любителей что-нибудь стащить.

  1. НЕДОБРОСОВЕСТНОСТЬ ПОСТАВЩИКОВ

Чаще всего поставщики совершают кражи в процессе приемки товара, пытаются передать некачественный товар, просроченный товар, и товар с граничным сроком годности.

  1. РАЗЛИЧНЫЕ ОШИБКИ И ХАЛАТНОСТЬ ПЕРСОНАЛА

Товар, пока он не пройдет через кассовый аппарат, и не превратится в деньги предприятия – проходит несколько этапов. И на каждом этапе возможны ошибки и халатность персонала - что в итоге приводят к потерям предприятия.

Определим для себя эти этапы:

  1. Закупка товара или поставка товара;
  1. Прием товара;
  1. Учет товара операторами;
  1. Хранение товара;
  1. Стикеровка товара;
  1. Взвешивание товара;
  1. Продажа через кассовый аппарат.

Теперь рассмотрим подробнее каждый этап. Какие проблемы мы можем иметь на этих этапах, и что делать, чтобы этих проблем было меньше.

Закупка товара или поставка товара:

  • Завышенная цена закупки – приведет к неконкурентной цене на товар, в результате чего товар будет не продан, а списан;
  • Перезаказ – приведет к тому, что не весь поставленный товар будет продан, и часть этого товара попадет в списание;
  • Поставка некачественного товара – приведет к списанию этого товара;
  • Поставка товара на границе срока годности - приведет к тому, что не весь поставленный товар будет продан, и часть этого товара попадет в списание
  • Постоянный мониторинг цен на товар;
  • Заказывать товар исходя из среднесуточных продаж;
  • Контролировать качество товара и срок годности;
  • Привлекать к ответственности за ошибки и халатность в работе.

Прием товара и учет его оператором:

  • Недоприемка – приведет к недостаче;
  • Прием некачественного товара – приведет к сверхнормативному списанию;
  • Прием товара с граничными сроками годности – приведет к списанию товара;
  • Ошибка оператора при вводе данных в компьютер – приведет к путанице в учете

Защита предприятия от ошибок и халатности персонала на этом этапе:

  • Привлекать к ответственности за ошибки и халатность в работе;
  • Контролировать прием товара из группы риска и списка проблемных поставщиков должен не только охранник поста «рампа», но и начальник охраны магазина (старший смены охраны). На посту «рампа» должен быть список проблемных поставщиков и перечень товара из группы риска.
  • При приеме товара и приемщик, и охранник поста «рампа» - должны внимательно смотреть за качеством принимаемого товара и за сроками годности. Некачественный товар – не принимать!!! Товар, у которого прошло более половины срока годности – не принимать!!!
  • При приемке овощей и фруктов с рынка, качество устанавливается визуально, оценивая внешний вид товара, запах, наличие гнилого товара. Делается частично переборка товара, определяется процентовка, накладная выписывается за минусом процентовки.
  • При приемке овощей и фруктов от поставщиков- товар перебирается сразу, а если большой вес - определяется процентовка. Выбраковка, процентовка и составление Акта делается в присутствии директора магазина (зам. директора, администратора) и начальника охраны магазина (старшего смены охраны)
  • При наличии машины, товара, и представителя поставщика – охранник должен заносить в журнал учета приходов время прихода, наименование поставщика, номер машины, фамилию экспедитора. После разгрузки автомобиля, охранник обязан потребовать немедленного отъезда автомобиля поставщика от рампы. Приемщик, осуществив прием товара, должен подписать накладную и передать ее охраннику поста «рампа». Охранник должен занести в журнал учета приходов номер накладной, количество товара, фамилию приемщика, после чего должен поставить свою подпись в этом журнале. Оператор должен осуществить постановку товара на учет в день прихода.

Хранение товара

  • Незнание правил хранения – приводит к недостачам;
  • Халатность персонала – приводит к порче товара и как результат к списанию

Защита предприятия от ошибок и халатности персонала на этом этапе:

  • Обучение персонала правилам хранения;
  • Контроль за хранением товара;
  • Каждое складское помещение должно иметь ответственных лиц, отвечающих за допуск посторонних лиц в склад и порядок на складе;
  • Товары из группы риска должны храниться в закрытом помещении с двумя замками, обеспечивающими комиссионное вскрытие такого склада (охрана + администратор)
  • Категорически запрещается самостоятельное присутствие на складе представителей торговых организаций, работников магазина из смежных отделов;
  • Пресечение халатного отношения персонала магазина к сохранности ТМЦ в виде размещения товаров в непредусмотренных для этого местах.
  • Запретить вывоз (вынос) товара из торгового зала за исключением необходимости, с разрешения администрации (просрочка, возврат поставщику);
  • Контролировать вынос мусора из супермаркета.

Стикеровка товара и взвешивание товара:

  • Ошибки персонала при стикеровке – приводят к пересортице, и в результате к недостаче;
  • Ошибки персонала при взвешивании - приводят к недостаче.

Защита предприятия от ошибок и халатности персонала на этом этапе:

  • Обучение персонала правильной стикеровке и взвешиванию товара;
  • Контроль за стикеровкой и взвешиванием товара;

Продажа товара через кассовый аппарат:

  • Ошибки кассиров – может привести к штрафам при проверках;
  • Халатность кассиров – приводит к недостачам;

Защита предприятия от ошибок и халатности персонала на этом этапе:

  • Качественное обучение кассиров;
  • Контроль за работой кассиров;
  • Привлечение к ответственности за ошибки.

РЕЖИМНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

Кроме вышеуказанных мероприятий, на сохранность материальных ценностей супермаркета влияют и режимные мероприятия.

Для нормальной работы супермаркета необходимы следующие мероприятия:

  • Определить, что на территории служебных помещений супермаркета могут находиться только персонал, торговые представители поставщиков, руководство, а также лица, допущенные к работе в супермаркете администрацией;
  • Все работники супермаркета обязаны носить идентификационный бейдж;
  • Торговые представители должны отмечаться в журнале. При этом обязательно наличие личного бейджа у торгового представителя, который идентифицируется охраной и изымается до конца работы представителя. Взамен ему выдается бейдж с логотипом супермаркета и надписью – «Торговый представитель»;
  • Необходимо вести журнал приходов на работу и уходов с работы персонала;
  • Обязать персонал по окончании рабочей смены предъявлять охране личные вещи для досмотра;
  • Кассиры торгового зала при выходе на работу обязаны декларировать охране собственные наличные средства. По окончании работы, они обязаны предъявить охране наличные средства, расход которых в течении смены подтверждается чеками, а приход – объяснениями.
  • При необходимости покинуть супермаркет в рабочее время, сотрудник пишет заявление на имя управляющего (зам. управляющего, ст. продавца), на котором последний ставит свою резолюцию с временем ухода и прихода. Заявление с резолюцией руководителя передается охране, которая отмечает реальное время ухода и прихода сотрудника. В дальнейшем эти заявления хранятся в отдельной папке у охраны супермаркета.
  • Для организации контроля покупок работниками супермаркета установить правило, что покупки проводятся на определенной руководством кассе. Чек о покупке должен быть представлен охраннику кассовой зоны для сверки. Далее товар необходимо простикировать у охранника рампы.

КОНТРОЛЬНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

К контрольным мероприятиям по сохранности материальных ценностей супермаркета относятся:

  • Контроль начальником охраны (ст. смены охраны) приема проблемных поставщиков согласно списка, определенного анализами переучетов;
  • Перепроверка начальником охраны (ст. смены охраны) приемки отдельных товаров из группы риска;
  • Видеонаблюдение;
  • Кеш-контроль;
  • Контроль кассовой дисциплины;
  • Организация контрольных закупок;
  • Проверка служебных помещений;
  • Проверка персонала магазина, досмотр личных вещей при выходе из супермаркета;
  • Систематический пересчет определенных наименований товара (элитное спиртное, кофе, зубные пасты, станки, картриджи, косметика, парфюмерия, и другие товары систематически попадаемые в недостачи на инвентаризациях);

ОРИГИНАЛЬНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Оригинальный метод заключается в следующем:

Если выявляется недостача в супермаркете сверх допустимой нормы - направить на прохождение полиграфа (детектора лжи) следующих должностных и материально ответственных лиц супермаркета:

  • управляющего супермаркетом;
  • начальника охраны супермаркета;
  • заведующего складом супермаркета;
  • заведующего производством супермаркета

Проверка покажет их благонадежность и лояльность к предприятию, возможную причастность к хищениям и другим злоупотреблениям, прояснит общую ситуацию на торговой площадке.

В своем заключении специалист укажет причины выявленной недостачи и предложит мероприятия по сокращению потерь.

Кроме того, перспектива для должностных или материально ответственных лиц супермаркета в любой момент быть направленным на детектор лжи - существенно уменьшает их желание присваивать чужое, и повышает их ответственность по контролю за сохранностью товарно-материальных ценностей компании.

Специалист по безопасности бизнеса

Сергей Ефременков

УТВЕРЖДЕНО

приказом директора

от 01.01.2001г.

ПОЛОЖЕНИЕ

об обеспечении сохранности материальных ценностей

в муниципальном бюджетном учреждении дополнительного образования

«Лянторский центр дополнительного образования»

1. Общие положения

1.1. НастоящееПоложение устанавливает требования к обеспечению сохранности материальных ценностей в муниципальном бюджетном учреждении дополнительного образования «Лянторский центр дополнительного образования».

1.2. Требования настоящего Положения являются обязательными для работников Учреждения, осуществляющих мероприятия по обеспечению сохранности материальных ценностей.

1.3. Положение разработано в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ.

1.4. К материальным ценностям (имуществу) относятся:

а) основные средства – материальные объекты, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд учреждения, независимо от стоимости, при условии, что срок их полезного использования составляет более 12 месяцев;

б) материальные запасы:

предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;

предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с классификатором ОКОФ;

мягкий инвентарь.

1.5. На Учреждение возлагаются следующие задачи:

а) ведение учета своего имущества в натуральном и денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного отражения в бухгалтерском учете его поступления, перемещения и выбытия;

б) создание условий, обеспечивающих сохранность материальных ценностей и правильность их использования в своей деятельности.

1.6. Основными мерами обеспечения сохранности материальных ценностей в учреждении являются:

а) правильное и своевременное документирование всех операций по движению материальных ценностей;

б) своевременное осуществление расчетов с поставщиками материальных ценностей;

в) контроль за выполнением договорных обязательств;

г) обеспечение сохранности и контроля за движением материальных ценностей и правильным их использованием;

д) правильный подбор и расстановка материально ответственных лиц;

2.8. Перечень должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск материальных ценностей, определяется приказом руководителя Учреждения.

3. Контроль за наличием материальных ценностей

3.1. В целях обеспечения контроля за сохранностью материальных ценностей должны быть обеспечены:

а) четкая система документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей;

б) проведение в установленном порядке инвентаризаций материальных ценностей и контрольно-выборочных проверок их остатков;

в) учет непригодных к использованию материальных ценностей;

г) использование по назначению полученных материальных ценностей;

д) контроль за работой материально ответственных лиц;

3.2. Все хозяйственные операции, проводимые в Учреждении, должны оформляться подтверждающими документами. Эти документы служат первичными учетными документами.

3.3. При поступлении материальных ценностей материально ответственное лицо проверяет фактическое количество полученных материалов, сверяет результаты со сведениями, содержащимися в документах поставщика, подписывает акт приемки материальных ценностей.

3.4. Материально ответственные лица представляют в УКО МКУ Сургутского района ЦБ, в сроки, установленные графиком документооборота, документы по приходу и расходу материальных ценностей с приложением документов поставщика (счетов-фактур, накладных) и реестр сдачи передаваемых документов, составляемый в двух экземплярах. После проверки правильности оформления представленных документов один экземпляр реестра с подписью работника, ведущего учет Учреждения, возвращается материально ответственному лицу, второй экземпляр остается в УКО.

3.5. Для проверки правильности и полноты отражения операций в бухгалтерском учете (количественно-суммовом) материальных ценностей ежеквартально производится сверка их натуральных показателей по каждому виду материальных ценностей по следующим позициям:

а) сальдо (остаток) на начало месяца;

б) обороты (движение) по приходу и расходу за месяц;

в) сальдо (остаток) на конец месяца.

3.6. При приобретении основных средств каждому объекту, кроме объектов стоимостью до 3000 рублей включительно, а также библиотечного фонда, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер.

Присвоенный объекту инвентарный номер должен быть обозначен материально ответственным лицом путем нанесения краской или иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в учреждении.

Инвентарные номера списанных с бюджетного учета объектов основных средств не присваиваются вновь принятым к бюджетному учету объектам.

При невозможности обозначения инвентарного номера на объекте основных средств в случаях, определенных требованиями его эксплуатации, присвоенный ему инвентарный номер применяется в целях бюджетного учета с отражением в соответствующих регистрах бюджетного учета без нанесения на объект основного средства.

3.7. Предметы мягкого инвентаря маркируются материально ответственным лицом специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета с указанием наименования учреждения.

3.8. Для обеспечения контроля за сохранностью материальных ценностей предусматривается проведение их инвентаризации.

Проведение инвентаризации обязательно:

а) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности , кроме материальных ценностей, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

б) при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

в) при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи материальных ценностей;

г) в случаях стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

д) при ликвидации (реорганизации) учреждения перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;

е) инвентаризация основных средств должна проводиться ежегодно.

3.9. Для проведения в Учреждении инвентаризации имущества, финансовых обязательств и расчетов издается приказ о проведении инвентаризации, в котором определяются:

а) цели и задачи проведения инвентаризации;

б) сроки начала и окончания инвентаризации;

в) состав комиссии по инвентаризации имущества, финансовых обязательств и расчетов;

г) виды имущества, по которым будет проводиться инвентаризация (основные средства, материальные запасы, нематериальные активы, денежные средства и т. д.).

3.10. Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия в составе:

а) председателя - руководителя, заместителя или иного должностного лица, обладающего распорядительными правами;

б) работника УКО, отвечающего за ведение бюджетного учета (либо лица, его замещающего);

в) других специалистов Учреждения.

3.11. До начала инвентаризации члены инвентаризационной комиссии получают последние на дату начала инвентаризации приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

3.12. Председатель инвентаризационной комиссии должен завизировать последние на день инвентаризации приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)", это должно служить основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

3.13. Материально ответственные лица должны дать расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, а также все ценности, поступившие на их ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки должны дать лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение материальных ценностей или доверенности на получение имущества.

3.14. Инвентаризационная комиссия должна обеспечить полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, материальных запасов, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

3.15. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания и обмера.

3.16. Проверка фактического наличия имущества должна производиться при обязательном участии материально ответственных лиц.

3.17. Для оформления результатов инвентаризации применяются:

а) инвентаризационная опись (сличительная ведомость) (ф.-0504087) - по объектам основных средств, нематериальных активов, материальных запасов;

б) акт о результатах инвентаризации (ф.-0504835) с прилагаемой к нему ведомостью расхождений по результатам инвентаризации (ф.-0504092).

3.18. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

3.19. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

3.20. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения , принятых в учете.

3.21. На каждой странице описи указываются прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

3.22. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

3.23. Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственными лицами даются расписки, подтверждающие проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

3.24. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное имущество составляются отдельные инвентаризационные описи.

3.25. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, в конце рабочего дня должны опечатываться инвентаризационной комиссией. Описи во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) должны храниться в ящике (шкафу, сейфе), в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

3.26. В тех случаях, когда материально ответственные лица после инвентаризации находят ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить о них председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия произведет проверку указанных фактов, и в случае их подтверждения исправление выявленных ошибок происходит в установленном порядке.

3.27. Правильно оформленные инвентаризационной комиссией и подписанные всеми ее членами и материально ответственными лицами инвентаризационные описи (сличительные ведомости), акты передаются в бухгалтерию для выверки данных фактического наличия имущественно материальных и других ценностей, финансовых обязательств с данными бухгалтерского учета.

3.28. Выявленные при этом расхождения в инвентарных описях (в сличительных ведомостях) обобщаются в ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф.-0504092), и составляется акт о результатах инвентаризации (ф.-0504835). Акт подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и утверждается руководителем Учреждения.

3.29. Результаты инвентаризации должны быть оформлены организационно-распорядительными документами (приказом или распоряжением) руководителя Учреждения независимо от того, выявлены ли при ее проведении расхождения между фактическим наличием имущества и обязательств учреждения и данными бюджетного учета.

3.30. Получение от поставщиков материальных ценностей осуществляется представителями на основании выдаваемых им доверенностей.

3.31. Доверенность на получение материальных ценностей оформляется в следующем порядке, установленном Гражданским кодексом Российской Федерации:

а) доверенность может быть выдана любому работнику Учреждения (согласно действующему законодательству в необходимых случаях допускается выдача доверенности любому физическому лицу);

б) доверенность должна быть подписана руководителем Учреждения, работником УКО, отвечающего за бюджетный учет, или иными лицами, уполномоченными на это распорядительными документами, и удостоверена печатью;

в) максимальный срок действия доверенности 1 месяц.

3.32. Обязательными реквизитами доверенности являются:

а) указание на лицо, которое выдало доверенность (доверитель);

б) указание на лицо, которому выдана доверенность (представитель);

в) полномочия представителя;

г) дата выдачи доверенности;

д) срок действия доверенности.

Регистрация доверенностей обязательна.

3.33. По журналу регистрации доверенностей УКО, ведущий бюджетный учет в Учреждении, присваивает доверенности порядковой номер (нумерация должна вестись с начала года), следит за использованием доверенности, делая отметки в специальной графе о доставке материальных ценностей.

3.34. Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены ли материальные ценности полностью или частями, представить в УКО, ведущий бюджетный учет в Учреждении, документы о сдаче соответствующему материально ответственному лицу полученных им материальных ценностей, неиспользованные доверенности должны быть возвращены на следующий день после истечения срока их действия.

3.35. Аннулированные доверенности погашаются надписью "Неиспользованная" и хранятся до конца отчетного года, после чего уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт.

3.36. На документах, подтверждающих приобретение и получение материальных ценностей, должна быть расписка материально ответственного лица, получившего эти ценности.

4. Ответственность работников за сохранность материальных ценностей

4.1. Руководство Учреждения создает работникам условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенных им материальных ценностей.

4.2. Работники Учреждения обязаны бережно относиться к материальным ценностям и принимать меры к предотвращению ущерба.

4.3. Лица, причинившие ущерб, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Общие положения

В каждом хозяйстве должен быть обеспечен постоянный контроль за сохранностью имеющихся товарно-материальных ценностей. Важным приемом такого контроля является инвен­таризация, которая позволяет контролировать как сохранность собственности предприятий, так и правильность ведения бух­галтерского учета. При инвентаризации материальных ценнос­тей проверяют наличие продукции и производственных запасов на определенную дату путем пересчета, взвешивания, определе­ния их объема и сопоставления полученных фактических дан­ных с данными бухгалтерского учета.

Проведение инвентаризации

Инвентаризация может быть частичная, когда проверяют наличие ценностей в отдельных местах хранения, и полная, ког­да проверкой охватываются все ценности в хозяйстве в целом. Обязательная полная инвентаризация проводится ежегодно пе­ред составлением годового отчета в сроки, установленные спе­циальной инструкцией по проведению инвентаризации. Кроме годовой инвентаризации сельскохозяйственные предприятия проверяют наличие остатков в натуре в течение года. Так, неф­тепродукты проверяют ежемесячно, остатки кормов, семян, ми­неральных удобрений - на 1 июля и на 1 декабря, остатки коже­венного сырья - ежеквартально и т. д. Могут быть и внеплано­вые проверки.

Для проведения инвентаризации создается специальная ко­миссия. Результаты проверки оформляются инвентаризацион­ными описями и соответствующими актами. Руководители

предприятий обязаны лично рассматривать материалы инвента­ризации не позднее чем в 10-дневный срок после ее окончания и принимать соответствующие решения по ее результатам.



Выявленные при инвентаризации излишки приходуют. При этом составляют бухгалтерскую запись:

дебет счетов учета соответствующих материальных ценнос­тей 43,41,10

кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы".

Учет недостач и потерь от порчи ценностей

Недостачи товарно-материальных ценностей, а также поте­ри от порчи ценностей относят на дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" с кредита соответствующих мате­риальных счетов. Если недостачи выявлены ревизиями в теку­щем году, но относятся они к прошлым годам, то на дебет счета 94 соответствующие суммы (признанные материально ответст­венными лицами или присужденные судом) относят с кредита счета 98 "Доходы будущих периодов", субсчет 3 "Предстоящие поступления задолженности по недостачам, выявленным за прошлые годы". Недостающую продукцию текущего года спи­сывают по плановой себестоимости (без последующей коррек­тировки до фактической), а сельскохозяйственную продукцию урожая прошлого года и покупные товарно-материальные цен­ности - по балансовой стоимости. В дальнейшем после приня­тия решения о списании потерь и недостач их списывают с кре­дита счета 94 в установленном порядке.

Недостачи сельскохозяйственной продукции, семян и кор­мов в пределах норм естественной убыли (биологические поте­ри при хранении) списывают путем распределения (пропорцио­нально списанному количеству) по основным направлениям расхода продукции, семян и кормов: использованных на произ­водство - на субсчета 20-1, 20-2 и счет 23; отпущенных в пере­работку - 20-3, реализованных - на счет 90 и т. д., на остаток - на счета 43 и 10. Недостачу и порчу товарно-материальных цен­ностей сверх норм естественной убыли в тех случаях, когда кон­кретные виновники недостач и потерь не выявлены или во взы­скании которых отказано судом, списывают на дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы".


Недостачу и порчу ценностей сверх норм естественной убы­ли в суммах, относимых на счет виновных лиц, списывают со счета 94 на дебет счета 73, субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". Порядок взыскания этих сумм рассмо­трен в предыдущей главе. Недостачи и потери материальных ценностей, возникшие вследствие стихийных бедствий, списы­вают на счет 99 "Прибыли и убытки", а застрахованных - на счет 76, субсчет 1 "Расчеты по имущественному и личному стра­хованию".

Отражение в регистрах

Недостачи, хищения и порчу материальных ценностей по счету 94 учитывают в ведомости № 54-АПК аналитического уче­та недостач и потерь. В графах по дебету счета 94 отражают раз­дельно суммы выявленных недостач и хищений, потерь от пор­чи и повреждений материальных ценностей. В отдельных гра­фах ведомости № 54-АПК отражают суммы списаний с кредита счета 94 по назначению: на виновных лиц, на затраты производ­ства и т. д. Записи в ведомости ведут по лицам, допустившим порчу или недостачу материальных ценностей. На каждое лицо и вид материальных ценностей, по которым выявлены недоста­чи, отводится отдельная строка.

Таким образом, в ведомости находят отражение все выяв­ленные в хозяйстве недостачи материальных ценностей по материально ответственным лицам и видам материальных цен­ностей, причинам возникновения и направлениям списания. Итоги оборотов по кредиту в целом и по корреспондирующим счетам из ведомости № 54-АПК ежемесячно переносят в жур­нал-ордер Ni 10-АПК, откуда после сверки оборотов они будут записаны в Главную книгу.

Учет переоценки товарно-материальных ценностей

Общие положения

В связи с изменением реальной оценки товарно-матери­альных ценностей организация проводит их переоценку. Бели


раньше для этих целей применяли счет 14 "Переоценка товар­но-материальных ценностей" и переоценка проводилась по специальным постановлениям правительственных органов, в связи с чем счет 14 применялся очень редко, то после утверж­дения Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организа­ции" и (ПБУ-9) и Положения по бухгалтерскому учету "Расхо­ды организации" (ПБУ-10) ситуация резко изменилась. Со­гласно этим стандартам учета суммы дооценки и уценки обо­ротных активов рассматриваются в качестве прочих финансо­вых результатов и включаются в состав операционных доходов и расходов, учитываемых по новому плану счетов на счете 91 "Прочие доходы и расходы". При этом для отнесения сумм на данный счет никаких разрешений от вышестоящих, тем более правительственных органов, не требуется. В связи с этим счет 14 "Переоценка товарно-материальных ценностей" в новом плане счетов был ликвидирован, а суммы переоценки отража­ются в общем порядке как получение прочих доходов и расхо­дов.

Порядок отражения переоценки

Если организация проводит переоценку товарно-матери­альных ценностей, то по мере выявления ее результатов и ут­верждения их руководителем организации суммы переоценки списываются на дебет счета 91 (в случае уценки материалов) или на кредит счета 91 в случае дооценки. Соответственно де­лаются бухгалтерские записи: дебет счета 10 "Материалы", кре­дит счета 91 "Прочие доходы и расходы" (на суммы дооценки) или кредит счета 10 "Материалы", дебет счета 91 "Прочие до­ходы и расходы" (на суммы уценки). Понятно, что по одним материалам могут отражаться суммы дооценки, по другим -уценки, поэтому эти операции отражаются развернуто по сче­там материалов, а на счете 91 выделяется отдельный субсчет, итоги которого по дебету и кредиту перечисляют на счет 99 "Прибыли и убытки".

Кроме материалов с аналогичным отражением по счетам пе­реоценка может проводиться и по другим видам оборотных ак­тивов: готовой продукции, товаров, остаткам незавершенного производства и др.

 

 
Это интересно: